Häufige Fragen (FAQ)

Auch, wenn die virtuelle Assistenz im ursprünglichen Sinn, eine KI (künstliche Intelligenz)-basierte Assistenz-Software, wie SIRI, Cortana, Alexa usw., ist, setzt sich das Keyword immer mehr durch bei Angeboten von persönlichen und kaufmännischen Assistent*innen, die ihre Dienstleistungen digital von zuhause oder von überall auf der Welt anbieten.

Virtuelle persönliche Assistent*innen (VA, VPA) bieten von dem klassischen Büroservice mit Telefonservice, Kundenkorrespondenz, Termin- und Reisemanagement, vorbereitende Buchhaltung bis zu Buchungen von laufenden Geschäftsfällen, aber auch sehr spezielle Dienstleistungen wie Assistenz bei der Suchmaschinenoptimierung Ihrer Internetseite, beim Social Media Marketing, E-Mail-Marketing. Es gibt Community Manager*innen, VAs für die Bearbeitung von Websites. 

Sie arbeiten in zeitlich begrenzten Projekten, zur Unterstützung bei Arbeitsspitzen oder auch über einen langen Zeitraum als persönliche und/oder kaufmännische Assistenz. 

Ich biete durch meine langjährige Selbstständigkeit eine sehr breite Dienstleistungspalette von kaufmännischer und Marketing-Assistenz. Schauen Sie einfach einmal auf meine Seite Leistung.

Wie in Frage 1 schon angedeutet, ist die Bandbreite sehr groß. Die meisten virtuellen Assistent*innen bieten neben einem Backoffice für Ihr Unternehmen sehr häufig Unterstützung im Bereich Social Media Marketing, E-Mail Marketing und im Bereich Community Management.

Es gibt aber auch Microsoft-Expert*innen, Canva- und PowerPoint-Könner*innen, Excel-Meister*innen, hervorragende Texter*innen, die SEO-Texte für Internetseiten und Landingpages oder Newsletter schreiben und LinkedIn- und Xing-Fachleute.

Ich kann Sie im Bereich kaufmännische Assistenz und als Marketingassistentin unterstützen.

Es hängt von zwei Faktoren ab: zum einen von Ihrem Umsatz beziehungsweise Ihrem Stundensatz. Dieser sollte mindestens doppelt, möglichst dreimal so hoch sein, wie der der Assistenz, die Sie buchen wollen. Es muss sich für Sie lohnen, dass Sie mit Ihrem tollen Stundensatz nicht E-Mails, Angebote oder Zahlungserinnerung an Ihre Kunden schreiben, sondern lieber für Ihre Kunden arbeiten. 

Zum anderen um den Aufwand, den Sie für Ihre eigenen administrativen Aufgaben haben, die Sie nicht direkt an Ihren Kunden berechnen können. Bei allem über 10 Stunden im Monat lohnt sich der einmalige Aufwand einer Einarbeitung. Danach wird Ihre Assistenz eine spürbare Entlastung für Sie sein.

Im Laufe einer guten Zusammenarbeit, entdecken Sie meist noch viel mehr Aufgaben, die Sie delegieren können. 

Ich arbeite seit über 25 Jahren als Assistentin, Sekretärin und Bürofachkraft. Das bedeutet, dass ich in verschiedenen Branchen, sehr unterschiedliche Aufgaben übernommen habe. Ich habe eigentlich fast alles, was es an administrativen Aufgaben gibt, auch schon mal gemacht. 

Aber am besten bin ich in der kaufmännischen, persönlichen Assistenz für Einzel- und Kleinunternehmer*innen und in der Ansprache deren Kunden: Erstkontakt per Telefon, Angebotserstellung, Honorarverhandlungen, Auftragsbestätigungen, Kundenpflege und First-Level-Support. Kommunikation ist meine Stärke. Ich biete aber auch meine Erfahrung mit diversen Kunden viele weitere Dienstleistungen an.

Wenn Sie sich auf Facebook, LinkedIn, XING oder wo auch immer umschauen, werden Sie viele hervorragende virtuelle Assistent*innen finden.

Sobald Sie eine Suche nach einer virtuellen Assistentin online stellen, werden sich sehr viele Dienstleisterinnen bei Ihnen melden. 

Sie fahren gut damit, in Ihre Suchanfragen eine zeitliche Begrenzung zu schreiben. Am besten geben Sie den Interessent*innen eine Frist bis wann sie ihr Angebot einreichen können.

Versprechen Sie auf jedes Angebot zu antworten - sagen wir ca. eine Woche nach Einreichungsfrist.

Teilen Sie in der Suche gleich mit, dass Sie maximal 7 Gespräche führen und sich nach dem letzten Gespräch maximal 7 Tage später mit einer Entscheidung zurückmelden.

Nach dem Eingang der Angebote sortieren Sie möglichst nach vier Kriterien:

1) passt vom Know-How und Preis

2) passt vom Know-How

3) passt vom Preis

4) sofort absagen

Das machen Sie möglichst auch sofort, dann haben Sie Ihr Versprechen zu antworten, schon einmal bei dieser Gruppe gehalten. Danach schauen Sie sich die erste Gruppe an und entscheiden, welche virtuelle Assistentinnen auch von der Persönlichkeit her passen könnten. Laden Sie aus dieser Gruppe 3 bis 4 ein - sollte die Gruppe nicht so groß sein, weiten Sie die Einladungen zum Gespräch auf die beiden anderen Gruppen aus.

Führen Sie die Gespräche und sagen Sie denen ab, von denen Ihr Bauch sagt, dass das nicht klappen kann. Wissen Sie wer es werden soll, sagen Sie umgehend zu und allen anderen ab. Ansonsten führen Sie ein zweites Gespräch. Aber versuchen Sie möglichst in Ihrem Zeitplan zu bleiben. Sie werden merken, dass es Ihre Suche erleichtern wird.

Die Bandbreite der Preise ist in etwa so breit wie die der Angebote von virtuellen Assistent*innen.

Aber egal, ob eine sehr spezialisierte Assistentin oder ein klassischer Büroservice: Langgediente selbstständige Unternehmerinnen werden sich bei einem Stundensatz von € 49 aufwärts bewegen.

Die meisten virtuellen Assistent*innen berechnen ein Preissegment von € 49- € 65 die Stunde, netto.

Wobei ich Kolleg*innen empfehle, ihre Preise für Dienstleistungen, die sehr qualifiziert und spezialisiert sind, bei den jeweiligen Branchenpreise anzugliedern. Als Beispiel nenne ich hier immer virutelle Assistent*innen, die für ihre Kunden Internetseiten texten,  den Texterverband, der hier einen Stundensatz von € 90,00 netto ansetzt.

Viele virtuelle Assistent*innen haben eine große Bandbreite von Dienstleistungen, aber nicht jede*r von uns kann alles und alles gleich gut.

Ich habe als käufmännische Assistentin für verschiedene Kunden häufig ein kleines Team von virtuellen Assistent*innen geführt, die unterschiedliche Dienstleistungen übernommen haben, so z. B. eine die die Website pflegte, eine andere, die die Buchhaltung machte, eine die Telefonakquise betrieb.

Wenn klar ist, wer weisungsbefugt und wer weisungsgebunden ist, ist das überhaupt kein Problem, dass eine virutelle Assistentin zwischengeschaltet wird, um die Kommunikation für Sie zu übernehmen.

Ich arbeite überwiegend in Hamburg-Rahlstedt in meinem Arbeitzsimmer. Sie können mich gern besuchen. Rufen Sie mich an und wir schauen, ob wir einen Termin finden für einen Kaffee.

Es kann aber vorkommen, dass ich auch mal bei Kooperationspartner*innen, Kund*innen und oder wo auch immer arbeite. Das ist das wundervolle an Remote-Arbeit.

Die Bezeichnung "virtuelle Assistenz" ist weder eine spezifische Berufsbezeichnung noch in irgendeiner Form geschützt.

Es bieten Texter*innen, Webdesigner*innen, Grafiker*innen, SEO- und Marketingmanager*innen, Marketingassistent*innen und Betriebswirtschaftler*innen und viele andere ihre Dienstleistungen als virutelle Assistent*innen an, einfach aus dem Grund, weil sie digital und virtuell mit ihren Kunden zusammenarbeiten und nicht mehr beim Kunden vor Ort tätig werden.

Ein Büroservice oder eine virtuelle Assistenz, die z. B. ein Backoffice für Sie anbietet, kommt dem Beruf einer kaufmännischen Assistentin, Bürokauffrau, einer Sekretärin und Buchhalterin nahe. 

Diese virtuellen Assistent*innen unterstützen im administrativen Bereich, sichern Ihre Erreichbarkeit, versenden Angebote, halten sie nach, pflegen Kunden und Kundendaten, stellen Rechnungen, erledigen die vorbereitende Buchhaltung. Einige bieten Telefonservice oder eine sogenannte Domiziladresse. Diese Anbieterinnen sind im Prinzip ebenfalls spezialisiert, nämlich darauf Ihnen eine unternehmerische Infrastruktur zu bieten.

Da ich selbst gut für Sie und Ihre Kunden telefonisch erreichbar bin, biete ich den Kunden einen Telefonservice zusätzlich zu den Bürodienstleistungen, die sie buchen an. So kann ich bei einer vertrauensvollen und langfristigen Zusammenarbeit auch schon selbstständig Fragen beantworten, sodass ein Rückruf durch Sie häufig nicht mehr nötig ist.

Einen reinen Auftragsservice von 8 - 18 Uhr oder gar 24/7 mit einer garantierten Erreichbarkeit biete ich nicht. Da gibt es hervorragende Anbieter.

Ich arbeite seit 2009 als virtuelle Assistentin, biete beziehungsweise seitdem einen stationären Büroservice an. Bei Spitzen, in der Urlaubszeit und wenn mal keine Zeit habe, dann unterstützen mich mehrere selbstständige Assistent*innen. Ariane Siodmiak und Sabine Wurch sind die beiden Dienstleisterinnen, die mich da am meisten und längsten begleiten. Ich habe aber auch ein tolles Netzwerk von anderen Dienstleisterinnen mit denen ich zusammenarbeite und die ich empfehle.

Während ich Aufgaben übernehme, läuft eine Zeiterfassung. Ich rechne im 5-Minuten-Takt ab. Auf der Rechnung steht dann die Dienstleistung Assistenz oder Büroservice oder Dienstleistungen. 

Einen Stundenzettel hänge ich auf Wunsch an. 

Das kann natürlich passieren, ist aber ganz einfach. Wir sind Unternehmer*innen. Wir benötigen keine Kündigungsfrist. Je nach dem, was wir besprechen, trennen wir uns sofort oder mit einer Frist oder bis Sie eine andere virtuelle Assistentin gefunden haben.

Das hat bisher sehr gut funktioniert.