Office-Handbuch

von Joana Schulz

Warum ein Handbuch für jeden hilfreich sein kann

Office-Handbuch

Ein gut geführtes Office-Handbuch ist ein hervorragendes Hilfsmittel bei Ihrer Arbeit. Egal, ob Sie Einzelunternehmer, Sachbearbeiter in einem Handwerksbetrieb oder Key-Account-Manager in einem Konzern sind. Auch, wenn ich in meinem Berufsleben fast nur gut organisierte Assistentinnen kennen gelernt habe, die ein solches Handwerkszeug benutzt haben.

Idealerweise führen Sie ein Inhaltsverzeichnis und pflegen die Themen alphabetisch ein, sodass die Leser des Handbuches dieses nicht komplett lesen zu müssen, um ein bestimmtes Thema zu finden.

Office-Handbücher können alle Informationen beinhalten, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Das sind direkte Arbeitsanweisungen und -schritte, die Sie regelmäßig oder unregelmäßig ausführen. Diese sollten so einfach und ausführlich wie möglich beschrieben werden, sodass neue Kollegen mithilfe des Office-Handbuchs die Aufgaben Schritt für Schritt und möglichst ohne Begleitung abarbeiten können.

Denken Sie auch an die kleinen Routinen, die für Sie selbstverständlich sind; fehlen die in der Beschreibung, können Aufgaben gelegentlich nicht korrekt ausgeführt oder abgeschlossen werden.

Beschreiben Sie auch die verschiedenen Programme, die Sie bedienen. Selbst, wenn Sie davon ausgehen, dass Ihre Assistenz, der Kollege oder Ihre Urlaubsvertretung diese kennen. Wenn Sie wollen, dass Ihre Aufgaben so erledigt werden, wie es für Sie üblich ist, dann beschreiben Sie auch, wie man Kontakte in Ihrem Adressbuch einpflegt o. ä. Ich z. B. bin ein Fan der DIN 5008 und mag die offizielle Gliederung von Telefonnummern und möchte, dass mein Kolleginnen, die Telefonnummern in meinem Adressbuch auch so gliedern.

Geben Sie möglichst die einzelnen Bedienschritte mit Screenshots an, sodass auch ein Anfänger die Beschreibung verstehen kann. Formulieren Sie so einfach wie möglich.

In das Office-Handbuch gehören auch wichtige Kontakte innerhalb oder außerhalb der Firma (Helpdesk, Blumenhändler, Fuhrparkleitung, Reisebüro usw.) In größeren Firmen finden Sie diese allgemeinen Informationen vielleicht im Intranet, dann können Sie im Office-Handbuch darauf verweisen.

Sollten Sie AssistentIn sein, geben Sie auch Informationen zu Ihrem Chef an, wie Geburtstag, Ehe-/Lebenspartner, Kinder und andere Informationen, die wichtig bei der Zusammenarbeit sind. Aber Achtung: Möglichst nicht bewertend! Schließlich ist dieses Dokument nicht vertraulich.

Auch Passwörter gehören hier möglichst nicht hinein.

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